Verwaltungsmodul für 
"Personen mit geringen Deutschkenntnissen"

Die Jobcenter haben mit dem Zuzug von "Asylbewerbern" ihren Aufgabenbereich immens erweitert bekommen. Mit Hilfe des bundesweiten Verteilungssystems EASY wurden 2015 441.899 Asylbewerber auf die Bundeländer verteilt (Quelle: BAMF). Das Verwaltungsmodul VerBIS, mit dem die Menschen verwaltet werden, ist für viele Regelfälle im Umgang mit diesem Personenkreis (noch) nicht entsprechend angepasst worden.

Excel als Ergänzung zu VerBIS?

Die Jobcenter versuchen mehr oder weniger erfolgreich dieses Problem mit selbstgestrickten Excel-Modulen zu bewältigen. Excel ist ein phantastisches Programm - aber genau für diese komplexe Aufgabenstellung muss man sich etwas intensiver mit dem Thema Datenbank befassen. Das Datenbankmanagementsystem übernimmt die Verwaltung der Daten, sorgt also für Konsistenz und kann verhindern, dass Daten irrtümlich überschrieben werden.

VBA als gemeinsamer Schlüssel

Damit das Programm ohne Expertenwissen nach dem Bedarf der Jobcenter von deren Mitarbeitern selbst angepasst werden kann, haben wir hier auf das Microsoft-Datenbanksystem MS Access zurückgegriffen. Auch wenn dieses Programm Insidern nach von der Performance her nicht ganz mit Datenbanken wie Oracle mithalten kann, ist es hier eindeutig die erste Wahl: Wer mit Excel - vielleicht sogar mit VBA (Visual Basic for Applications) umgehen kann, hat somit einen leichteren Zugang zu dem an sich sehr anspruchsvollen Thema "Relationale Datenbank".

Front-End - Back-End

Wichtig ist hier die Aufsplittung in ein Datenmodul, in dem die puren Daten abgelegt und verwaltet werden (Back-End) und ein Eingabe- und Bearbeitungsmodul (Front-End), damit Ein- und Ausgabemasken auch im laufenden Betrieb angepasst werden können, ohne die Konsistenz der Daten zu gefährden bzw. den Arbeitsablauf ständig zu behindern.

Statistik als "Abfallprodukt" - ohne weiteres Zutun

Sprachkenntnisse, Schulabschlüsse, begonnene oder beendete Studien mit und ohne Anerkennung

Die Geschäftsführung eines Jobcenters beautragte uns mit der Umwandlung der bisher in Excel geführten Daten in ein Datenbanksystem. Das Ziel sollte eine vereinfachte Bearbeitung und Auswertung der Daten sein. Ein weiteres Ziel war, die Mitarbeiter aus der Erhebung regelmäßig statistische Daten, die mit der örtlich zuständigen Kommune besprochen werden sollten, zu entlasten. Die dadurch gewonnene Zeit sollte der Integration in den Arbeitsmarkt zu Gute kommen, das Programm sollte idealerweise hier auch noch die richtigen Hilfsmittel bieten.

Auswertungen in Echtzeit - ohne weitere Vorarbeiten

Die Grafiken sind selbstverständlich dynamisch und werden einzig und allein durch die eingegebenen Daten gesteuert. Somit kann der Geschäftsführer zu jeder Zeit den aktuellen Stand abrufen und kommunizieren. Es müssen keine Statistik-Arbeiten durchgeführt werden.

Nationalität, Anteil an der Gesamtzahl, Geschlecht...

Wo kommen die Kunden her, wieviele sind männlich oder weiblich? Auch diese Fragen können Sie jederzeit beantworten - ein Knopfdruck genügt.

Verteilung auf die Gemeinden

In welcher Gemeinde der Verbandsgemeinde oder des Landkreises wohnen wie viele der spezifischen Kunden?

 Brauchen Sie weitere Auswertungen - ein Anruf genügt und schon verfügen Sie über das gewünschte Auswertungsmodul.